Estas y otras características ejemplifican a algunas secretarias que con seguridad no visualizan las consecuencias de sus ermitaños comportamientos. Desafortunadamente, este tipo de seres no es la minoría, abundan en toda organización. Por eso ¿si no le salpica el tema por qué se sonroja? Teniendo en cuentas estos argumentos, debería hacerse un análisis constante de las capacidades humanas y técnicas que tienen los que desempeñan la función de recibir a los clientes y darles información, debido a que siempre serán lo primero en causar la impresión de lo que es la empresa.
Según Manuel A. Carreño, una secretaria debe ser respetuosa, discreta y eficiente. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, lucir atractiva. Evitar los vestuarios llamativos o extravagantes. Debe llevar maquillaje y peinado adecuados. Debe tener relaciones cordiales, pero impersonales con el jefe. Debe congeniar con los compañeros de trabajo, sin llegar a tener relaciones que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones. Las comidas con el jefe y los compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad. Por último, debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en reuniones o conversaciones en las que esté.
Todas estas recomendaciones podrían potencializar la eficiencia de una secretaria. Pero el aspecto más importante hoy en las relaciones organizacionales es saber escuchar y lograr la empatía. Cuando usted sabe utilizar sus oídos para escuchar y no para oír, con seguridad encontrará cuál es la necesidad del cliente y mediante la empatía, es decir, ponerse en el lugar del otro, llegar a un mutuo acuerdo en el que los intereses de los dos se consoliden.